メールを書く場合の注意点。 

○メールのマナーとは?

様々な業界や様々な団体、あるいは各地方など、個々の集団には
それぞれにおいて培われてきた習慣やマナーがあります。
インターネットの世界にも先輩達が作り上げてきたマナーがあります。
それが、ネット上のエチケットということで"ネチケット"と言われている
ものです。
ですが、そのほとんどが一般社会でのマナーとほとんど変わりがない
ものだと言えます。
以下に記述する事柄のほとんどが、これまでインターネットが発展する
過程で生まれてきたマナーのほんの1部です。
これらのマナーが絶対なわけではありませんし、他人に強要されるべ
きでも強要すべきでもありません。ですが、他人に迷惑をかけないため、
不快感を与えないため、混乱をおこさないためという意味ではこれらの
マナーを実行することに損はないと思います。

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○マナーの前の必須条件

マナーについて書く前に、インターネットメールで守らなければなら
ない基本的なことを記述しておきます。
日本における電子メールの規約では、漢字コードにはJIS (ISO-2022
-JP)を用いることが定められています。
また、半角カタカナは使用してはいけない事になっています。
更に、ヘッダのメールアドレスを記述する部分(ToやFromなど)に
日本語を使用する場合には、MIMEエンコードを行う必要が有ります。
tsworksを含め、最近のほとんどの日本語のメーラなどでは特別意識
する必要なく規約に沿った正常な状態でメールを送信することが可能
となっています。
但し、相手によってはヘッダ部分の日本語のエンコード部分がデコード
できないメーラをやむなく使用している場合がありますので、そのような
場合には、アルファベットで記述するなどの考慮が必要です。

<半角カナ以外に使用できない文字>
半角の読点/句読点 。、
半角の中黒 ・
半角の濁点/半濁点 ゛゜
半角の長音符 ー
半角のカギ括弧 「」
○付き文字、括弧付き文字、ローマ数字などの機種依存文字
読みやすい文章を書くためのマナー

○サブジェクトの記述

サブジェクトを記述するのは必須ではありませんが、書くべきものと
言えます。サブジェクトを記述する際には、メールの内容が分かる様
簡潔にかつ的確に書くことを心がけましょう。
ただ単に「質問です」「報告します」などでは的確とは言えません。
最低でも「○○に対する質問です」「××にに関して報告します」など
のように記述を行うできでしょう。

○1行の文字数

メール本文を記述する際の1行の最大文字数は、60〜70文字(全角
で30〜35文字)程度とすることがマナーとされています。
これは、1行が長いメールだと横スクロールしないと読めないといった
ことを避けるためで、見た目に読みやすいメールを書く事を促すため
のマナーです。
返信のために引用符(">"等)などを付加した場合のことも考慮された
長さでもあります。また、あまりに長い行があると相手にメールが届く
前に行の途中で切られてしまう事もあります。
tswroksを含め多くのメーラでは、送信するときの1行の長さを何文字
目で折り返すかを指定する機能もありますが、なるべく自らが編集時
に気を付けるようにしましょう。

○引用時の注意

返信時に元メールを全文引用するのはなるべく避けましょう。
だらだらと不必要な部分も引用したメールは、見た目にも読みやす
いものとは言えません。逆に、何に対する返信なのか分からなくな
ってしまうまで引用部を削除してしまうのも困ります。
必要な部分を引用してメールの内容が無駄に多くならないよう、
意味が分からなくならないように努めましょう。

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○シグネチャ(署名)に関して

一度でも電子メールの内容を見たことある方は分かると思います
が、メールの最後に自分の名前やメールアドレスを記述した部分を
シグネチャといいます。
この部分は自分が何者であるかを相手に伝えるために記述するも
のです。少なくとも名前とメールアドレスだけでも記述しましょう(名前
を書くのは電子メールに限らず当たり前のマナーですね)。
また、あまり長いシグネチャは書かないようにしましょう。4行程度
以内が目安と推奨されています。

○添付ファイルに関して

添付ファイルの機能はすごく便利なため、ついつい多用してしま
いがちですが、あまり大きなファイルを添付すると、ネットワーク、サーバ、
受信相手に対して多大な迷惑をかけることになります。
メール1通のサイズは、50Kbyte以下を目安として、それを超える
ような場合は分割して送信を行うようにするのが基本です。
ところが、個人でプロバイダなどのサービスで利用している環境の
場合、分割を行ってもだめな場合があります。
例えば、プロバイダからメール保存用ディスクスペースの割り当て
が2Mbyteの人に2Mbyteを超えるメールを送信すれば、相手の方
はメールを受信できなくなったりサーバを動作停止させてしまうこ
とも有り得ます。
最近は、一定サイズ以上のメールは許容しない設定を行っている
サーバもありますが、やはりやってはいけない行為といえます。
また、添付ファイルの形式には、base64/uuencode/BinHex等が
あり、メーラによってが受信可能な形式はまちまちです。(規約上
はbase64を使用することが基本なのですが、なかなかそうも行か
ないのが実状です)
添付するファイルそのものについても、気を付けなければなりません。
ワープロ文書を添付ファイルで送信しても、相手がそのソフトを持って
いなければ見ることは出来ません。
もし、テキストで済む内容のものであれば、テキスト形式でメール
本文に書くなり、テキスト文書を添付ファイルとするなりするべき
でしょう。
WordやExcelなどはウイルス感染の危険性が高いため、そういう
形式で送られることを嫌う人もいます。Word,Excelで文書を送るなら、
ウイルスチェックソフトは必須といえるかもしれません。
いずれにしても、大きなメールや添付ファイル付きのメールを送信
する際には事前に、送信しようとしているメールを相手が受信可能
な環境にあるかどうか、送信しても構わないかを確認する必要が
あるということです。

○メールアドレスに関して

メールアドレスは当然"住所"なのですから、これを間違えてしまって
相手に届くはずはありません。
間違ったアドレスで送信したときは、大抵の場合は、存在しないアドレス
であるとサーバからエラーとなって自分の元へ返ってきます。 場合に
よっては、間違って入力したアドレスが実際に存在するアドレスである
こともあり、予期しない方のところに届いてしまう結果となります。
プライベートのメールならまだいいのですが、ビジネス上のメールの
場合には大問題になる可能性もあります。
送信先に指定するアドレスだけではなく、Fromに設定される自分の
アドレス、本文やシグネチャに記述するアドレスにも注意が必要です。
これらのアドレスが間違ってしまっていては、相手が返事を送りたく
ても送れないということになってしまいます。 気をつけましょう。
また、メールアドレスが変更になる(なった)ときや利用出来なくなるとき
などには、メールをやり取りしている方たちに必ず通知することを忘れずに。

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○最低限記述すべきもの

電子メールはその名の通り"手紙"と同じです。
手紙だとするとやはり、基本的には手紙の書き方と同じと考えても
いいでしょう。
つまり、メールには必然的に以下のことが記述されるものだという
ことになるでしょう。

誰宛に書いたメールか
自分(メールを書いている人)は誰であるのか
なぜメールを書いたのか
どうしてほしいのか
名前/メールアドレスなどの署名(シグネチャ)
これは、メールに限ったことではなく、一般社会のマナーと何ら変わりは
ありませんね。
友達や仲間などの内輪だけであればあまり気にする必要もないことで
しょうが、そうではない場合にはやはり気を付けるべきでしょう。

○他人に依存しすぎない

メールは相手のアドレスさえ分かっていればすぐに送信できる、たい
へん便利なものです。
しかし、その便利さ故、何でもかんでもすぐにメールで質問をしてしまう
"他人依存症"な人が増えています。
できるだけ「まず自分で調べてみる」ということを行って欲しいものです。
これはメールに限ったこととは言えず、自分では何も調べることはせず、
すぐに電話してしまう"他人依存症"な人も多い様です。
また、メールは「リアルタイムで返事が返ってくる」ツールではありません。
相手も返事を書くときは他の用事や業務などの時間を割いて返事を書か
なくてはならないことを常に気に留めていて下さい。

○電子メールははがき

電子メールはその性質上、多くのネットワークを通じてやり取りされます。
ですから、ネットワークに詳しい人間なら見ようと思えばいくらでも見ること
ができます。つまりセキュリティは低いと考え、手紙というよりは郵便の
はがきという感覚でやり取りした方が無難です。
個人情報(キャッシュカードやクレジットカードなどの暗証番号、自宅の
電話番号)などは書かない方が無難です。

○受信した電子メールを公開しない

これケースバイケースだと思いますが、原則として他人の文章を無断で
公開したり転載することは著作権の侵害に当たる場合があります。

どんな場合でも、公開したり転載する場合は、本人に連絡して承諾を得るのが
無難だと思います。

○言葉の使い方

受け取り人は、文化、言語、ユーモアの基準があなた自身とは異なって
いる人間であることを忘れないでください。日付の書式や、計測単位、
慣用語は地域によって異なるものだということを忘れないでください。
特に、皮肉〔いやみやあてこすり〕には注意しましょう。
メールは文字だけの交流ですから、口調や身振り手振りで捕捉するこ
とができません。

○返事を書く

電子メールメッセージを受け取ったとき、メッセージの重要性から判断して
そうするのが妥当だと思った場合には、直ちに短い返事を送り、送信者に
あなたが受け取ったことを伝えましょう。たとえ後でもっと長い返事を書く
つもりでいたとしてもです。

電子メールはその性質上、何らかのトラブルで届かない場合も考えられ
ますし、到着が遅れることも考えられます。

○見直す

あたりまえのことなのですが、出す前に文章を見直しましょう。
電子メールはクリック一つで簡単に出すことができます。
間違っていても、クリックを押した後ではやり直すことはできず、
相手に届くのを待つしかありません。

それでは、あくまで?参考にしていただいて。
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